POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

 Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política tiene como propósito cumplir con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas relacionadas que garantizan el derecho de los ciudadanos a controlar el tratamiento de sus datos personales.

Aplicabilidad

Estas políticas se aplican a toda la información personal registrada, ya sea de forma presencial o virtual, directamente o a través de terceros, en las bases de datos de NEGGYSMART y sus empresas asociadas. Se excluyen las excepciones legales.

Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de datos personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación del Responsable al Titular sobre las políticas de tratamiento de información.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales sometido a tratamiento.
• Dato Personal: Información vinculada a personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Información accesible al público.
• Dato Sensible: Datos que afectan la intimidad del Titular.
• Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del Responsable.
• La Compañía: NEGGYSMART y sus entidades asociadas.
• Oficial de Protección de Datos: Persona encargada de garantizar el cumplimiento de la política de protección de datos.
• Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona cuyos datos son tratados.
• Tratamiento: Operaciones realizadas sobre datos personales.
  

  Principios Rectores

La Compañía aplicará los siguientes principios en nuestra política de tratamiento de datos:

• Legalidad: El tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley.
• Finalidad: El tratamiento debe tener una finalidad legítima.
• Libertad: Requiere el consentimiento del Titular.
• Veracidad o Calidad: Los datos deben ser veraces, completos y actualizados.
• Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre el tratamiento.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se limita a personas autorizadas.
• Seguridad: Se implementan medidas para proteger los datos.
• Confidencialidad: Se garantiza la reserva de la información.

Responsable y Encargado del Tratamiento

NEGGYSMART es el responsable del tratamiento de datos personales.

1. Tipo de Información Tratada

La información tratada por NEGGYSMART incluye datos personales de clientes, proveedores, empleados y otras personas relacionadas con la organización.

Finalidad del Tratamiento

Los datos se utilizan con fines informativos, comerciales, estadísticos y administrativos, entre otros. Se garantiza la confidencialidad y no se entregan a terceros sin autorización.

Derechos de los Titulares

Los Titulares tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos. También pueden revocar la autorización en cualquier momento.

Autorización del Titular

Se requiere la autorización previa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos.

Casos en que no es Necesaria la Autorización

No se requiere autorización en casos específicos establecidos por la ley.

Suministro de la Información

La información solicitada se suministra por cualquier medio, sin barreras técnicas.

Deber de Informar al Titular

El Responsable del Tratamiento informará claramente al Titular sobre el tratamiento de sus datos.

Personas a Quienes se les Puede Suministrar la Información

La información puede suministrarse a los Titulares, entidades públicas, terceros autorizados y otros según lo establecido por la ley.

Tratamiento de los Datos Personales

NEGGYSMART recopila y administra los datos personales con medidas de seguridad adecuadas.

Tratamiento de Datos Sensibles

NEGGYSMART no trata datos sensibles, excepto en casos autorizados por la ley.

5.9. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento de datos, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, bajo los lineamientos de la ley.

Mecanismo de Atención a los Titulares de la Información

6.1. Persona o Área Responsable de la Atención de Peticiones

Todas las peticiones, consultas y reclamos que se generen con ocasión del tratamiento de datos personales deberán ser dirigidas a NEGGYSMART a través de su página web www.NeggySmart.com.

6.2. Medios de Protección

En caso de que el(los) titular(es) de la información desee(n) ejercer alguno de sus derechos, deberá enviar su solicitud. Es necesario que la solicitud explique de forma clara, detallada y precisa el motivo del requerimiento, los hechos que lo sustentan, la información de contacto, los documentos que quiera hacer valer y sus pretensiones.

Deberes de los Responsables del Tratamiento

De acuerdo con la Ley, los responsables del tratamiento de datos personales tienen los siguientes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información suministrada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes de los Encargados del Tratamiento

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo

En el evento en que concurran las calidades de responsable del tratamiento y encargado del tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

La compañía, en garantía de los derechos de los titulares, ha pactado con sus empleados la obligación de salvaguardar la confidencialidad y limitar el uso de dicha información a los fines específicos para los cuales fueron recolectados.

Aviso de Privacidad

La compañía, a través de comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, le informa acerca de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales, la privacidad de esta información y, en general, le permitirá acceso a este documento para que previamente a su autorización, pueda consultarlo.

Estos avisos los podrá ubicar fácilmente el titular en el material publicitario, en las landing page, en la página web, en los emails, al momento de acceder productos o servicios, en las facturas, en los formularios de inscripción para la recolección de datos necesarios para la contratación, facturación, pago, etc.

Página Web

Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente:

El mecanismo dispuesto es la página web, website de conocimiento público para todos los titulares. Allí se expone la política de tratamiento de datos vigente con los cambios que se puedan generar.

Cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información:

Para acceder a la política será a través de la página web NeggySmart.com en la sección de políticas, así como en todo formulario disponible en la página dispuesto para la recolección de cualquier dato personal.

Al ingresar a la página NeggySmart.com y todos los sitios de NEGGYSMART, o utilizar cualquiera de sus servicios, el titular acepta expresamente los términos de uso, políticas de privacidad y derechos de autor de este website, los cuales pueden ser modificados sin previo aviso en cualquier momento por NEGGYSMART.

De acuerdo con los presentes términos y condiciones, La Compañía entenderá que el titular es quien consigna la información, y que, en caso de delegarlo, la persona que lo hace tiene la facultad de ingresar información en los sitios y/o publicaciones de NEGGYSMART, como clientes, usuarios o proveedores, empleados, contratistas, proveedores, etc., con el objeto de consultar y/o buscar información contenida en estos.

Esta página y su contenido pertenecen a NEGGYSMART, empresa propietaria de la página NeggySmart.com. Por esta razón, se prohíbe la reproducción total o parcial, traducción, inclusión, transmisión, transformación, almacenamiento o acceso a través de medios analógicos, digitales o de cualquier otro sistema o tecnología creada, o por crearse, de cualquiera de sus contenidos sin autorización previa y escrita de NEGGYSMART.

Terceros

La página NeggySmart.com y demás sitios de NEGGYSMART pueden contener enlaces a websites de terceros. Las políticas de tratamiento de datos personales y de confidencialidad de tales sitios pueden ser diferentes a las políticas de confidencialidad de NeggySmart.com. NEGGYSMART no ejerce control sobre los sitios operados y mantenidos por terceras partes, sus productos o servicios. Por esta razón, no será responsable por la calidad o pertinencia de su contenido.

El titular está en la obligación de leer la política de tratamiento de datos personales de los sitios enlazados a través de NeggySmart.com e ingresará a ellos bajo su propio riesgo.

El titular únicamente podrá ingresar a las secciones que le sean autorizadas por NEGGYSMART, por lo tanto, se abstendrá de utilizar cualquier medio para violar la seguridad y las restricciones, así como cualquier medida tecnológica.

La identificación y la clave de acceso son personales e intransferibles, y el titular será el único responsable por su uso adecuado. Cualquier violación a esta disposición dará lugar a que NEGGYSMART pueda invocar este incumplimiento para terminar la correspondiente relación existente o en curso de establecerse, sin perjuicio del cobro de las indemnizaciones a las que hubiere lugar.

Si tiene alguna pregunta, duda o aporte sobre este documento, puede comunicarse con nosotros a través de los siguientes canales de comunicación:

• Página web: www.neggysmart.com
• Número de celular: 318 8120437

El presente documento tiene vigencia a partir del día 01 de enero del 2023 y podrá ser modificado en cualquier momento, en cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen, así como atendiendo las instrucciones, documentos o reglamentos de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás entes de control.

Esta política de tratamiento de datos personales y cualquier modificación se mantendrán publicados en la página web: NeggySmart.com.